Образец составления положения

Содержание

Пишем регламент: рекомендации по разработке

Образец составления положения
Демидов Евгений Евгеньевичкандидат физико-математических наук

В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции [24], [46].

На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п.

Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:

Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п.

Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции, так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента, поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.

На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.

Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса.

К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов.

Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга.

Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.

Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется.

Исключение составляют административные регламенты 1, для которых имеются правила разработки и утверждения [27] (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации [36].

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги [18], [21], [33], [39], [41].

Источник: https://www.cfin.ru/management/people/instructions/rules.shtml

Положение о структурном подразделении: образец

Образец составления положения

В рамках одного предприятия все структурные подразделения находятся в иерархическом вертикальном подчинении. Все они подотчетны руководителю и администрации.

В то же время каждое подразделение предприятия или учреждения наделены самостоятельными функциями, обязанностями и ответственностью. Кроме того, каждое структурное подразделение имеет определенный статус.

Все эти нюансы регламентирует Положение о структурном подразделении.

Примерное содержание Положения

Данный нормативный документ может быть как индивидуальным, так и универсальным. Для однотипных организаций с аналогичным функционалом актуальны универсальные положения. Например, на каждом предприятии есть такое структурное подразделение, как кадровая служба.

Какой бы характер ни носила производственная деятельность предприятия, учет кадров всегда одинаков. Для него актуальны типовые нормативы и принцип работы. Поэтому в любом учреждении имеется универсальное Положение о работе отдела кадров.

За основу при разработке индивидуальных Положений берется типовое. Именно на его основе разрабатываются уникальные нормативные, административные, дисциплинарные и другие правила.

Единого федерального образца требований к Положению не существует. Они формируются, отталкиваясь от условий производства, выпускаемой продукции, кадрового состава и других нюансов.

Однако в любом случае Положение предполагает наличие следующих разделов:

  • основные сведения;
  • базовые задачи;
  • функции;
  • ответственность по служебной вертикали (перед вышестоящими подразделениями и администрацией);
  • ответственность по служебной горизонтали (имеется в виду подотчетность каждого члена структурного подразделения перед его руководителем);
  • права руководителя;
  • внутрикорпоративные взаимоотношения.

Каждый пункт положения необходимо формулировать с учетом позыва на конкретное действие. Кроме того, параграфы Положения должны содержать информацию о помощи, на которую руководитель того или иного подразделения может рассчитывать.

Основные сведения

В этом разделе должен быть указан правовой акт, на базе которого сформировано и функционирует данное подразделение. При этом необходимо также обозначить время создания документа и его номер. Здесь же необходимо указать полное наименование данного подразделения.

Раздел Основные сведения должен включать также указания:

  • кто является руководителем;
  • в чьем подчинении находится подразделение;
  • наличие или отсутствие индивидуальной печати.

В каждом подразделении происходят свои кадровые перестановки. В главе Основные сведения указываются, каков порядок назначения и снятия с должности руководителя.

Задачи

В данном разделе указывается результат, который руководитель хотел бы видеть. Четко сформулированная цель является мотивирующим элементом. Под задачами подразумевается конкретное направление профессиональной деятельности.

Например, юридический отдел характеризуется следующими задачами:

  • защита юридических интересов предприятия;
  • защита правовых интересов каждого члена коллектива;
  • юридическое сопровождение деятельности предприятия.

Задачи подразделения часто могут перекликаться с параллельными структурами. Это не удивительно, поскольку все они находятся в рамках одного предприятия.

Например, в тесном сотрудничестве находится рекламно-информационный и маркетинговый отделы. В свою очередь, отделы маркетинга и сбыта работают буквально в унисон.

Результативность каждого из них зависит от слаженности внутрикорпоративных связей.

Функции

В данном разделе озвучивается комплекс работ и профессиональных обязанностей, которые поставлены перед персоналом. Именно в данном разделе отражается профессиональная специфика работы.

Ответственность по вертикали и горизонтали

В данной главе озвучиваются все допустимые виды административной и дисциплинарной ответственности, которую руководитель имеет право применить в случае нарушения регламента или трудовой дисциплины кем-нибудь из членов коллектива.

Кроме того, в этой части Положения описывается отчетность подразделения в рамках предприятия.

Права

В данном разделе озвучиваются права руководителя. Они не предполагают обозначение каких-то личных свобод человека, состоящего в данной должности. Речь идет о перечислении тех прав, которые нужны руководителю подразделения для оптимизации производственного процесса.

Положение должно конкретизировать детально права руководителя отдела.

К ним относятся:

  • представление интересов подразделения во взаимоотношениях с другими отделами;
  • привлечение сторонних специалистов для решения поставленных задач (после предварительного согласования с руководством);
  • приглашение сторонних консультантов для оказания методической и консультативной помощи в работе.

Внутрикорпоративные взаимоотношения

В данном разделе перечисляется, с какими отделами или внешними организациями находится во взаимодействии данное структурное подразделение. Взаимодействие отделов в рамках одного предприятия может быть совместным или встречным.

Например, служба, которую возглавляет завхоз, обязана обеспечивать отдел кадров необходимыми канцелярскими принадлежностями.

В свою очередь, руководитель отдела кадров обязан выполнять ответные действия: своевременно в указанные сроки предоставлять завхозу отчет об использовании.

Он же должен своевременно подавать ходатайство или служебные записки о пополнении тех или иных канцелярских позиций.

Кроме того, на предприятии есть и отделы, которые выполняют исключительно односторонние действия. Это, например, финансовое подразделение. Руководитель этого отдела принимает отчеты и справки о проделанной работе или о потраченных средствах со всех подразделений. Но, в свою очередь, финансовый отдел подотчетен только руководителю.

Кроме того, в нем указывается, какая конкретно информация должна быть представлена руководителем подразделения вышестоящим должностным лицам и с какой периодичностью.

Наконец, раздел содержит указания относительно того, как и в каком порядке урегулируются возможные разногласия, касающиеся выполнения профессиональных задач.

Как оформляется положение о подразделении

Данный документ обретает административную значимость после приказа по предприятию. Он визируется ответственными лицами.

Его должны подписать:

  • начальник отдела кадров;
  • юрисконсульт организации;
  • должностное лицо в администрации, которое курирует подразделение.

Кроме того, на документе должна стоять подпись руководителей параллельных структур, с которыми подразделение находится в постоянных профессиональных отношениях.

Не существует единого федерального утвержденного бланка для положения. Его оформляют, как правило, на корпоративном бланке общего назначения. Желательно, чтобы он был выполнен в единой корпоративной символике. Но это требование не является обязательным.

Реквизиты, которые должны быть отражены мы в положении:

  • заголовок;
  • указание места составления документа;
  • полное название организации;
  • место для визирования.

Скачать образец положения о структурном подразделении. (5 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/polozhenie-o-strukturnom-podrazdelenii.html

Положения в ООО: какие должны быть документы для регистрации и коммерческой деятельности ООО

Образец составления положения

Бизнес юрист > Корпоративное право > Положения в ООО: какие должны быть разработаны локальные акты

Все действия, связанные с внесением в государственные реестры вновь образованных организаций, регламентируются законом 129-ФЗ от 08.08.2001 г. В нем содержится исчерпывающий перечень документов, необходимых в процессе регистрации.

Документы, необходимые при регистрации ООО: решение об образовании

Появлению в ЕГРЮЛ нового общества с ограниченной ответственностью предшествует решение, принимаемое его создателями.

В зависимости от того, сколько человек выступают в качестве учредителей, документально оно выглядит по-разному. Один владелец оформляет решение о создании юридического лица.

Формы этого документа в официальных классификаторах нет, поэтому составляется он произвольно и включает следующие сведения:

  • Число, месяц и год формирования решения
  • Место – населенный пункт
  • Название вновь образованного ООО в полной и сокращенной форме, при написании используется только кириллицаДокументы ООО
  • Юридический адрес новой организации по месту нахождения учредителя либо в помещении, на которое оформлен договор аренды
  • Сумма, в которую оценивается уставной капитал создаваемого юридического лица
  • Доля учредителей в уставном капитале, для единственного владельца она составляет 100%
  • Сроки внесения уставного капитала (не позднее, чем через 4 месяца с момента регистрации)
  • Отметка об утверждении Устава ООО
  • Наименование должности руководителя, его ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, сведения о заключении трудового договора

При формировании документа нужно соблюдать требования ст.66.2 ГК РФ, закона 14-ФЗ от 08.02.1998г.

Если учредителей у ООО несколько, составляется протокол общего собрания в произвольной форме. Обязательно перечисляются все участники, избираются председатель и секретарь заседания.

Протокол должен содержать те же пункты, что и решение, но по каждому проводится ание присутствующих и фиксируются результаты.

По желанию собравшихся документ может быть заверен нотариально, утвержден подписями всех участников.

Устав ООО

Основным и единственным учредительным документом ООО на сегодняшний день является Устав. Его содержание определяется ст.12 14-ФЗ.

Этот документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные:

  • Полное название организации
  • Допустимая сокращенная форма названия
  • Все виды деятельности ООО
  • Юридический и фактический адреса
  • Цели образования и предмет коммерческой деятельности
  • Перечень прав и обязанностей всех участников общества
  • Правила выхода участников из ОООИзучение Устава
  • Наименование, компетенция и функции руководящих органов
  • Порядок осуществления контроля деятельности ООО
  • Информация об уставном капитале: общий размер, доля каждого участника в процентном отношении и номинальной стоимости
  • Регламент перехода доли в уставном капитале к другому участнику общества
  • Данные о филиалах или обособленных подразделениях
  • Перечень вопросов, входящих в компетенцию общего собрания
  • Внесение вклада в имущество и распределение прибыли
  • Перечень, размер и порядок формирования резервных фондов
  • Порядок предоставления информации о коммерческой деятельности общества участникам и другим лицам
  • Регламент хранения уставной и корпоративной документации

В документ можно включать и другие важные для деятельности ООО сведения. Нужно следить, чтоб они не противоречили 14-ФЗ. Устав оформляется в двух прошитых и скрепленных печатью экземплярах, каждый из которых является оригиналом. Один остается в ИФНС, а другой с отметкой о регистрации возвращается учредителю.

В законах 129-ФЗ и 14-ФЗ и ГК РФ говорится о возможности использования типовых уставов при регистрации и в текущей деятельности ООО.

Это очень прогрессивное решение, позволяющее снизить затраты времени и денег на подготовку процедуры внесения в реестр. Суть заключается в том, что Минэкономразвития разработало типовые уставы для различных категорий ООО.

Например, для общества, имеющего одного учредителя, или для ООО с количеством участников до 15 человек и отсутствием права выхода.

Предполагается, что при регистрации учредители имеют право указать в решении или протоколе о создании, что ООО будет действовать на основании, например, типового Устава №1. Разрабатывать собственный и утверждать его нет необходимости. Достаточно ссылки. Однако, на сегодняшний день подобные документы не утверждены ИФНС и пока не применяются.

Подтверждение юридического адреса организации

Законодательство не требует подтверждения указанного в учредительных документах адреса. ИФНС разъясняет, что в решении и протоколе должны обязательно указываться номера офиса, помещения, этажа, отдельного входа, подъезда.

Это требуется для правильной идентификации местоположения юридического лица. Отсутствие конкретных элементов адреса часто является причиной временной приостановки процедуры регистрации.

ИФНС может дать поручение территориальной инспекции о проведении проверки подлинности и полноты адресных данных.

Юридический адрес

Если ООО регистрируется по месту жительства учредителя, достаточно предъявить копию паспорта с отметкой о регистрации и нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности. Для подтверждения аренды офиса потребуется:

  • Договор аренды или субаренды нежилого помещения
  • Гарантийное письмо собственника
  • Акт приемки нежилого помещения
  • Заверенная копия документа, подтверждающая права собственника на это помещение

Именно на юридический адрес, указанный в учредительных документах, будет направляться вся корреспонденция от инспекции и других государственных органов.

Договор о создании

В перечне документов, необходимых для регистрации ООО, с 2009 г. учредительного договора нет. Однако, его следует заключить на основании требований закона 14-ФЗ. Подписывается договор при наличии свыше одного учредителя и повторяет те данные, которые уже указаны в протоколе или Уставе:

  • Наименование
  • Порядок осуществления совместной деятельности
  • Уставной капитал
  • Права, обязанности, ответственность
  • Цель создания общества

Договор имеет значение при выделении одним из участников своей доли для подтверждения права собственности.

Информация для контрагентов

В соответствии с 14-ФЗ, единственным учредительным документом ООО является Устав. Однако, любая организация взаимодействует с различными контрагентами: банками, поставщиками, подрядчиками, покупателями и прочими. При открытии расчетных счетов, заключении контрактов и соглашений, участии в тендерах предъявляется требование о предоставлении учредительных документов.

Предоставление документов

В этом случае к Уставу следует приложить справки и свидетельства, выданные государственными органами при регистрации:

  • Свидетельство о регистрации юрлица
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
  • Выписка из ЕГРЮЛ
  • Договор об оформлении расчетного счета и банковском обслуживании
  • Письмо от органов Госстатистики о кодах классификации
  • Уведомления Пенсионного фонда и ФСС с отметками о получении

Подлинники всех документов хранятся в соответствии с порядком, предусмотренным в Уставе.

Корпоративные документы ООО

Законодательного определения корпоративных документов не существует.

Этим термином определяют набор положений, приказов, локальных актов, разработанных в соответствии с потребностями организации для выстраивания системы внутреннего управления.

В этих документах распределяются полномочия, права и обязанности, отнесенные законами к сфере компетенции субъектов экономики. Набор и содержание их во многом зависят от размера организации, сферы ее деятельности, структуры управления.

Положение о собрании участников ООО

В ООО, имеющем более одного участника, принятие главных управленческих решений входит в компетенцию общего собрания. В положении о нем подлежат урегулированию следующие вопросы:

  • Форма и порядок оповещения участников ООО о месте, дате и времени сбора
  • Периодичность очередных собраний
  • Состав инициативной группы по созыву внеочередногоСобрание учредителей
  • Распределение учредителей в зависимости от процентного соотношения их частей в уставном капитале
  • Согласование кворума
  • Возможность выдачи доверенности на представление своих интересов в ходе собрания законным представителем
  • Компетенция собрания участников
  • Внесение предложений по составлению повестки
  • Условия назначения председателя и секретаря общего собрания
  • Регламент составления протокола, подсчета и оформления результатов ания
  • Возмещение расходов на мероприятие

Общее собрание вправе решать важнейшие вопросы в отношении ООО: утверждение и прекращение полномочий управляющих органов, распределение чистой прибыли, принятие решений о реорганизации или ликвидации. Правильно составленное положение поможет избежать сомнений в правомерности принятых резолюций.

Положение о генеральном директоре и совете директоров

Отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности руководителя ООО, регулируются гл. 43 ТК РФ. С ним заключается еще и гражданско-правовой контракт на основании ст.40 14-ФЗ.

Функции, зона ответственности и полномочия единоличного исполнительного органа ООО подробно оговорены в Уставе, ГК РФ и 14-ФЗ.

Положение о генеральном директоре создается в некоторых организациях с тем, чтобы в открытом документе прописать регламент избрания, должностные обязанности и ответственность руководителя, и не является обязательным.

https://www.youtube.com/watch?v=KXLaYZmUV38

Нужно только помнить, что в нем не должно быть никаких дополнительных условий или требований, не оговоренных в Уставе.

Генеральный директор

Иногда в ООО предусматривается создание совета директоров, также называемого наблюдательным. Его задача – контролировать исполнительного руководителя, а также решать другие вопросы коммерческой деятельности. В этом случае общее собрание утверждает Положение об этом коллегиальном органе с включением следующих разделов:

  • Принципы формирования
  • Полномочия
  • Регламент вынесения решений и организация деятельности
  • Ответственность

Законодательством обязательное создание совета директоров не предусмотрено. При желании учредители должны включить в Устав пункт о возможном формировании этого органа. Его права и обязанности также можно прописать в Уставе, а положение не разрабатывать.

Обязательные и рекомендуемые кадровые документы

Трудоустраивая наемных работников, ООО берет на себя ответственность по соблюдению ТК РФ. В процессе управления персоналом организация обязана разрабатывать собственные локальные нормативные акты, оформлять документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, издавать приказы по личному составу. Вся обширная кадровая документация делится на три условных блока:

  1. Обязательная. Формируется во всех организациях независимо от формы собственности на основании требований ТК РФ.
  2. Рекомендованная. Формируется в целях оптимизации кадрового учета, способствует прозрачности, достоверности и систематизации работы с персоналом.
  3. Обязательная для организаций с определенными видами деятельности. Например, в ООО, оказывающем медуслуги, должно быть положение о регулярном направлении медицинских работников на специализацию.

В любом ООО непременно утверждаются руководителем локальные акты:

Документы кадрового отдела

  • Положение о внутреннем распорядке в организации (ст. 56 ТК)
  • Штатное расписание (ст.57 ТК)
  • Ежегодный график основных и дополнительных отпусков работников (ст.123 ТК)
  • Комплект документов по охране труда: инструкции по каждой профессии, входящей в штатное расписание, правила и периодичность проведения инструктажей, порядок расследования нарушений (ст.212 ТК)
  • График сменности, если производственный процесс предполагает посменную работу (ст.103 ТК)
  • Инструкция о допуске к работе с персональными данными, обеспечении их защиты (ст.86 ТК)

В ООО создается, заполняется, утверждается и хранится документация по личному составу. Это прежде всего трудовые договоры с работниками с дополнительными соглашениями и трудовые книжки. Издаются приказы:

  • О трудоустройстве, перемещении или увольнении
  • О предоставлении очередного, дополнительного, учебного отпуска
  • О служебных командировках
  • О поощрениях и взысканиях

К этой группе документов относятся личные карточки формы Т-2, заявления, объяснительные работников.

Для систематизации ведутся журналы или книги:

  • Учета перемещения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Получения и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей
  • Регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
  • Регистрации приказов по личному составу
  • Регистрации служебных заданий и командировочных удостоверений
  • Учета выданных справок работникам

Личные дела

Личные дела на каждого работника ООО вести не обязаны. Это законодательно предусмотрено только для государственных учреждений. Также рекомендательный характер носит заключение коллективного договора. Он необязателен, особенно, если коллектив небольшой, и все вопросы урегулированы другими документами. К рекомендуемым формам относятся и должностные инструкции для каждого работника.

Табеля учета рабочего времени, листки нетрудоспособности, другие документы для оплаты поступают в кадровую службу для регистрации, проверки и утверждения. Далее они передаются в бухгалтерию, там же организуется их хранение. Кадровики ведут реестры поступивших и переданных документов с отметкой получателей.

Источник: https://PravoDeneg.net/corporate/polozheniya-v-ooo-kakie-dolzhny-byt.html

Локальные нормативные акты организации

Образец составления положения

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.

Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.

2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ).

В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть.

В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа.

Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.

30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы.

От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов.

Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Источник: https://kontur.ru/articles/4768

Как составить положение об оплате труда работников в 2020 году: образец и пример заполнения

Образец составления положения

Трудовой кодекс гласит: системы оплаты труда (включая размеры тарифных ставок и окладов), а также доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

А поскольку выплата заработной платы — одна из основных обязанностей любого работодателя (ст. 22 ТК РФ), то каждая организация или ИП, нанимающий сотрудников, должны либо издать отдельный локальный акт — Положение об оплате труда, либо включить нужные данные в другой внутренний документ, к примеру, в Правила внутреннего трудового распорядка.

В частности, необходимо отразить систему оплаты труда и размеры тарифных ставок или окладов.

Составить положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам

Типовой формы Положения об оплате труда и премировании не предусмотрено.

Поэтому работодатель может самостоятельно разработать структуру и содержание такого документа, исходя из специфики деятельности, финансовых возможностей и штата.

При этом, как уже упоминалось, Положение должно включать минимальный набор сведений — о системе оплаты труда и размерах тарифных ставок или окладов, действующих у работодателя.

Требования к структуре Положения об оплате труда

При составлении любого локального нормативного акта, в том числе Положения об оплате труда, нужно придерживаться общих требований юридической техники. Это, в частности, означает, что используемый глоссарий необходимо закрепить непосредственно в документе, дав четкое определение каждому термину.

Также в ЛНА принято выделять раздел с общими положениями.

В нем указываются цели и порядок применения документа, а также даются ссылки на законы, подзаконные акты и локальные акты организации, которые действуют при регулировании соответствующих правоотношений.

В этом же разделе можно привести данные о лицах, ответственных за решение вопросов, связанных с премированием, рассмотрением конфликтных ситуаций и т.п.

Два названных раздела — общие положения и глоссарий (еще его называют «термины и определения») — формируют вводную часть документа. Далее следует основная часть Положения.

Обычно ее открывает раздел, регламентирующий порядок и условия оплаты труда. Здесь указывается применяемая система оплаты труда и дается ее описание. Если для разных категорий работников вводятся разные системы оплаты труда, то каждой из них нужно посвятить отдельные пункты. В них указываются категории сотрудников, которые подпадают под ту или иную систему.

Рассчитывать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников

Также допустимо закрепить одну из систем оплаты в качестве основной, и установить исключения для отдельных категорий работников. В этом случае основная система будет применяться ко всем сотрудникам, кроме тех, которые относятся к числу исключений.

Второй раздел основной части Положения обычно посвящен правилам оплаты труда в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Здесь нужно детально расписать доплаты, которые полагаются сотрудникам за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, при совмещении профессий или расширении зон обслуживания.

Сюда же помещают правила оплаты сверхурочной работы, труда в выходные и праздничные дни, в ночное время, а также при выполнении работ различной квалификации или временном увеличении объема работ. Отдельно фиксируется порядок оплаты при невыполнении норм труда и при простое.

Следующий раздел Положения, как правило, касается гарантийных и компенсационных выплат. В частности, в нем прописывается порядок оплаты командировок и работы в пути (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»).

Также в этом разделе фиксируются выплаты, перечисляемые работникам в следующих случаях: при переезде на работу в другую местность; при исполнении государственных или общественных обязанностей; при совмещении работы с обучением; при направлении на обучение в целях повышения квалификации; при переводе на другую постоянную нижеоплачиваемую работу; при несчастном случае на производстве и профессиональном заболевании; при направлении на медицинское обследование; при использовании личного имущества работника и др.

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Далее следует раздел, в котором предусматривается порядок начисления и выплаты заработной платы. Здесь нужно установить требования, которые должны соблюдать работники в целях начисления заработной платы.

А также зафиксировать форму оплаты труда: наличными деньгами через кассу или перечислением на банковские карты работников, и процент возможной оплаты труда в натуральной форме.

В этом же разделе указываются порядок, место и срок выплаты заработной платы, а также правила, форма и сроки представления работникам расчетных листков.

Пятый раздел основной части Положения обычно касается индексации заработной платы. Тут фиксируются сроки и порядок повышения оплаты труда.

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом повышения МРОТ с 2020 года Рассчитать бесплатно

Шестой раздел Положения об оплате труда чаще всего посвящается премированию. Здесь нужно зафиксировать виды премий, которые будут применяться у работодателя (текущие, периодические, единовременные, индивидуальные, коллективные и т.д.

), и для каждой из них установить показатели премирования. Следует учитывать, что данные показатели должны быть максимально четкими, понятными и объективными.

При необходимости можно прописать порядок определения критериев для назначения премий и указать ответственных за это лиц.

Далее в разделе о премировании следует установить категории премируемых работников и размер каждого бонуса (или порядок его определения).

Величина премии может быть указана как в абсолютных цифрах, так и в относительных (в процентах от оклада, прибыли, стоимости контракта и т.п.).

После этого можно переходить к фиксации лиц, принимающих решение о назначении и выплате премии, а также прописать сроки и порядок выдачи бонусов.

Рассчитать зарплату по актуальным правилам с учетом всех действующих местных и региональных коэффициентов и надбавок

На этом составление основной части Положения об оплате труда заканчивается. Остается подготовить разделы из заключительной части документа.

Сюда входят нормы об ответственности работодателя за задержку или невыплату заработной платы и за другие нарушения порядка оплаты труда и премирования. А также раздел с прочими условиями.

Обычно в нем фиксируются правила вступления документа в силу и внесения в него изменений, и другие процедурные моменты.

Как составить Положение об оплате труда

В большинстве случаев инициатива по разработке данного локального акта принадлежит работодателю. Также именно он решает все вопросы, связанные с содержанием Положения. Исключение составляют организации, где действуют профсоюзные ячейки. В этом случае ЛНА, устанавливающий системы оплаты труда, нужно формировать с учетом мнения представительного органа работников (ст. 135 ТК РФ).

Ошибки при составлении Положения об оплате труда

При разработке локального акта об оплате труда важно соблюдать основное правило — нормы этого документа не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленными законодательством и коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ). Поэтому при составлении Положения нужно принимать во внимание соответствующие нормы ТК РФ. Также необходимо сверяться с требованиями обязательных для работодателя отраслевых и межотраслевых соглашений.

Следующая распространенная ошибка, которую допускают при составлении любого локального акта, — путаница в терминологии. Нужно следить, чтобы в тексте документа термины и определения не подменялись и не заменялись на другие.

Также важно, чтобы они использовались именно в том значении, которое указано в глоссарии. К примеру, если введен термин «премия», то именно он и должен применяться в тексте Положения. Подмена этого термина иными (надбавка, поощрение, бонус и т.

п.) недопустима.

Отдельное внимание нужно уделить формулировкам, которые используются в разделе, посвященном премированию. Дело в том, что термин «премия» в трудовом законодательстве носит двойственный характер. Так, согласно статье 129 ТК РФ, премия — это стимулирующая часть заработной платы. А в силу статьи 191 ТК РФ — это разновидность поощрения за труд, не являющаяся частью оплаты труда.

Премия, установленная в рамках статьи 129 ТК РФ, положена любому сотруднику, который выполнил норму труда. А премия, предусмотренная статьей 191 ТК РФ, выдается только тем работникам, которые добросовестно выполняют трудовые обязанности.

Решение о выплате «поощрительной» премии (а не о применении иных мер поощрения — благодарности, ценного подарка и т.п.) принимает работодатель.

То есть, это уже не обязательная выплата, право на которую есть у любого сотрудника, а некая факультативная доплата за добросовестный труд.

В связи с этим при составлении раздела о премировании нужно четко указать, какие премии входят в систему доплат и надбавок стимулирующего характера и являются частью заработной платы, которая должна быть выплачена работнику, выполнившему норму труда. А какие — являются поощрением за труд, и решение об их выплате может принимать работодатель в каждой конкретной ситуации.

Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

И еще один момент, связанный с установлением премий, в котором часто допускаются ошибки. Все критерии выплаты премий (вне зависимости от их вида) должны быть объективными. Недопустимо закрепить право работодателя по своему усмотрению выплатить премию одному сотруднику и при тех же обстоятельствах не начислить ее другому работнику (определение Верховного суда от 27.11.17 № 69-КГ17-22).

Также см.:

«Премируем работников правильно: как оформить премии в организации»;

«Премируем работников правильно: сроки выплат премий и лишение премии»;

«Налоги с премии: начисляем НДФЛ и взносы, учитываем в расходах, отражаем в отчетности».

Рассчитывайте зарплату и премии со всеми налогами и взносами в понятном сервисе для малого бизнеса Рассчитать бесплатно

Порядок принятия Положения об оплате труда

Подготовленный проект данного локального акта утверждается работодателем.

Это можно сделать одним из двух способов: поставить соответствующую надпись на самом ЛНА или принять отдельный документ (приказ или распоряжения), приложением к которому станет Положение об оплате труда.

Утвержденный документ необходимо довести до сведения всех работников организации под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Работники могут проставлять подписи в листе ознакомления, который является частью Положения, либо в журнале ознакомления с локальными нормативными актами (в нем нужно указать реквизиты документа). Если Положение вводится взамен существующего и при этом изменяются условия оплаты труда, то об этом необходимо известить работников не менее чем за два месяца до вступления в силу нового документа (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора

Образец Положения об оплате труда в организации

В заключение отметим, что Положение об оплате труда в 2020 году — важный документ, который должен быть у каждого работодателя.

На закрепленные в нем нормы будут ориентироваться не только работники и бухгалтерия самого предприятия при выплате заработной платы, надбавок, доплат и премий, но и налоговые органы при решении вопроса о налогообложении таких сумм. Поэтому подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2020/7/15870

Как создавать регламенты и инструкции

Образец составления положения

Регламенты и инструкции служат направляющими для Ваших сотрудников. Они задают стандарты, которые будут “чувствовать” Клиенты.

Чтобы данные инструменты работали как надо – нужно соблюдать определенную логику. И сегодня мы подробно об этом поговорим.

Определение бизнес-процесса для описания

Вы должны четко понимать, что именно хотите описать. Причем: это может быть не один бизнес-процесс, а целая группа: в таком случае нужно понимать причинно-следственная связь.

Формирование фокус-группы

Необходимо определить участников группы по следующим принципам:

  • Они непосредственно участвуют в выбранных бизнес-процессах
  • Руководители, которые отвечают за результат выбранных бизнес-процессов
  • Сотрудники, которые могут влиять на бизнес-процессы. Например: если речь идет про обработку входящих обращений, то в регламентировании могут участвовать маркетологи, которые формируют лидогенерацию
  • И конечно: специалист по контролю качества, ответственный за данное направление

Еще раз: не нужно думать, что фокус-группа должна быть маленькой и так будет эффективней. Лучше будет больше людей, которые могут описать бизнес-процесс под разными “углами”.

Определить ответственного за написание

Внимательно отнеситесь к выбору сотрудника, который будет отвечать за итоговую версию.

Сотрудник должен быть внимательным и въедливым. От навыков его работы зависит и скорость, и качество итогового материала.

Определить срок создания документа и ключевые этапы контроля

Определите срок, за который регламент/инструкция должен/на быть готов/ва.

Внимание: будьте реалистами. Если бизнес-процесс сложный, но едва ли Вы напишете его за три дня.

Когда Вы понимаете срок, за который управитесь – разделите на равные участки, чтобы производить контроль написания документа.

График совещаний фокус-группы

После того, как готовы все вводные имеются на руках – пора формировать материал для написания документа.

Все всегда заняты и работают с текучкой, именно поэтому требуется согласованный график.

Более того: требуется в обязательном порядке документировать итоги каждого совещания, а также – запланированные работы на очередной отчетный период.

Рекомендация: в корпоративном календаре после проведенной встречи отмечайте итоги, чтобы информация не потерялась.

Последнее собрание и принятие итоговой работы

Когда фокус-группа собирается в последний раз, наступает ответственный момент.

Итоговый регламент внимательно вычитывается, проверяются скриншоты, представленные схемы, возможные орфографические и пунктуационные ошибки, логические несостыковки и многое другое.

Заранее предусмотрите время: такое совещание может быть в три раза дольше обычного. Но важен итоговый результат: готовый документ для внедрения.

Кто пишет регламент/инструкцию

Рассмотрим варианты ответственных:

  • Руководитель структурного подразделения: человек с “подвешенным” языком, руководящим “взглядом”, а также – умением донести информацию до людей. Сложность может заключаться в том, что у руководителя очень много текучки, сложно будет сфокусироваться
  • Специалист по контролю качества: сотрудник, который свободно ориентируется в бизнес-процессах, имеет деловой “язык”. Сложность может быть в том, что не все СКК имеют практический опыт написания документов, если доверится ему – это может занять чуть больше времени
  • Супервайзер/руководитель смены: это крайний случай, который может касаться небольших бизнес-процессов или регламентов

На что требуется обратить внимание

Используйте данный список, чтобы проверить итоговый результат:

  • Простота изложения: текст любого регламента должен прост и понятен любому
  • Структура документа: от большего к меньшему, сначала стандарты, а потом механика работы. Документ не должен путать сотрудника или затруднять его восприятие
  • Скриншоты или блок-схемы: применяйте визуализацию там, где это может быть уместно. Потратьте время, чтобы сотрудникам легче было применять стандарты
  • Дополнительный справочный документ: если регламент содержит исключительно требования к работе и итоговому результату, предусмотрите дополнительный файл, где детально раскроете мотивацию таких критериев. Например: почему темп/громкость должна соответствовать контексту разговора, почему не должно быть пауз в разговоре, что такое активность в разговоре и так далее
  • Гиперссылки в регламенте/инструкции: если имеются пересечения в другими документами – сразу дайте путь туда. Или ссылку на какие-то сайты или корпоративные порталы, для удобства интересующихся

Важное уточнение

Редакция хочет предупредить: в рамках любого регламентного документа Вы не сможете прописать абсолютно все! Или предусмотреть все варианты развития событий.

Отнеситесь адекватно и начните с основ. Далее (по мере действия регламента) будете дополнять необходимыми уточнениями.

Дерзайте!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/596f95081410c3b0c78d2f41/kak-sozdavat-reglamenty-i-instrukcii-5e2e9ebb1a860800af3bd94a

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.